Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z portalu https://psidom.pl, sklepu https://psidom.pl/sklep, Konta Klienta, Newslettera, formularzy kontaktowych, opinii oraz innych funkcji serwisu. Obejmuje także zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii oraz wykorzystywania danych do celów analitycznych i marketingowych.

Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Erkwadrat sp. z o.o. z siedzibą w Chyliczkach, ul. Letnia 16, 05-510 Chyliczki, NIP: 1231394399, REGON: 369938128, KRS: 0000726873.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@erkwadrat.pl albo korespondencyjnie na adres siedziby spółki. Jeżeli Administrator wyznaczy inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną udostępnione w Portalu.

Podstawowe zasady przetwarzania

Dane są przetwarzane zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych, Prawem komunikacji elektronicznej oraz innymi właściwymi przepisami. Administrator stosuje zasady legalności, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności. Administrator przetwarza dane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu i nie przechowuje ich dłużej, niż jest to konieczne, wymagane przez przepisy prawa lub potrzebne do obrony przed roszczeniami.

Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Portalu i Sklepu możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• adres dostawy i dane do wystawienia faktury;
• dane dotyczące zamówień, płatności, dostaw, zwrotów i reklamacji;
• dane Konta Klienta oraz informacje związane z procesem logowania;
• treść wiadomości, opinii, komentarzy, zdjęć i innych dobrowolnie przesłanych materiałów;
• adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym oraz aktywności w serwisie;
• informacje o preferencjach i zainteresowaniach ustalone na podstawie aktywności, o ile profilowanie jest prowadzone zgodnie z prawem;
• informacje o udzielonych, cofniętych i zmienionych zgodach oraz ustawieniach dotyczących plików cookies.

Nie należy przesyłać danych podlegających szczególnej ochronie, jeżeli nie jest to bezwzględnie konieczne. Dotyczy to zwłaszcza informacji o stanie zdrowia, danych dotyczących dzieci oraz innych danych wrażliwych.

Cele i podstawy prawne

Podstawa prawna jest zawsze ustalana indywidualnie dla konkretnego celu i sposobu przetwarzania.

Zamówienia i Konto Klienta

W związku z zakupami Administrator przetwarza dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, doręczenia przesyłki, rozliczenia płatności, bieżącego kontaktu, obsługi ewentualnych zwrotów i reklamacji oraz realizacji obowiązków podatkowo-księgowych. Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

W przypadku Konta Klienta dane są przetwarzane przez czas jego utrzymywania, a po jego usunięciu - przez okres potrzebny do realizacji obowiązków prawnych i zabezpieczenia przed roszczeniami. Logowanie za pośrednictwem serwisów Google lub Facebook może wiązać się z przekazaniem Administratorowi danych udostępnionych w ramach wybranej metody uwierzytelniania, zgodnie z preferencjami użytkownika i zasadami danego dostawcy.

Newsletter i marketing

Adres e-mail może być wykorzystywany do wysyłki Newslettera oraz przekazywania informacji handlowych, o ile istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna. Udzielenie zgody na komunikację marketingową jest dobrowolne i może zostać wycofane w dowolnym momencie. Rezygnacja z subskrypcji jest możliwa w szczególności poprzez link rezygnacyjny umieszczony w stopce każdej wiadomości. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Administrator może prowadzić marketing bezpośredni własnych produktów i usług na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w granicach dopuszczonych przez prawo. Każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym powiązanego z nim profilowania.

Analiza zachowania, profilowanie i personalizacja

Administrator może analizować sposób korzystania z Portalu i Sklepu, w szczególności przeglądane treści i produkty, reakcje na kampanie promocyjne, źródła ruchu oraz zdarzenia w serwisie. Działania te służą optymalizacji funkcjonowania platformy, ocenie efektywności kampanii, opracowywaniu statystyk oraz lepszemu dostosowaniu oferty do potrzeb użytkowników. Jeżeli czynności te wymagają użycia cookies lub podobnych narzędzi podlegających obowiązkowi uzyskania zgody, są one uruchamiane dopiero po jej wyrażeniu.

Profilowanie polega na analizie zachowań lub preferencji w celu personalizacji treści, komunikatów reklamowych lub oferty produktowej. Z zasady profilowanie to nie służy do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Cookies i podobne technologie

Portal wykorzystuje pliki cookies oraz pokrewne rozwiązania technologiczne. Mogą one służyć do utrzymania aktywnej sesji, prawidłowego działania koszyka zakupowego i Konta, zapamiętywania preferencji, podnoszenia poziomu bezpieczeństwa, a także do celów analitycznych, pomiaru skuteczności reklam, remarketingu i personalizacji. Zasady przechowywania i uzyskiwania dostępu do informacji zapisanych w urządzeniu końcowym wynikają w szczególności z art. 399 i 400 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej.

Technologie niezbędne do transmisji komunikatu lub świadczenia usługi elektronicznej na wyraźne żądanie użytkownika mogą być stosowane bez odrębnej zgody w granicach przewidzianych przez prawo. Opcjonalne narzędzia analityczne i reklamowe są aktywowane wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody. Wyrażonymi zgodami można zarządzać lub je odwołać za pośrednictwem dedykowanego panelu zarządzania prywatnością w Portalu. Wycofanie zgody jest równie proste, jak jej udzielenie.

Google, Meta i TikTok

W celach analitycznych, reklamowych, optymalizacji kampanii oraz prowadzenia działań remarketingowych Administrator może korzystać z usług zewnętrznych dostawców: Google, Meta (Facebook, Instagram) oraz TikTok. Zakres wykorzystywanych narzędzi wynika z aktualnej konfiguracji Portalu. Dostawcy ci mogą otrzymywać dane techniczne o urządzeniu, przeglądarce, aktywności w serwisie, unikalnych identyfikatorach internetowych oraz realizowanych zdarzeniach i konwersjach.

Narzędzia wymagające zapisu lub odczytu informacji z urządzenia końcowego są inicjowane dopiero po wyrażeniu stosownej zgody przez użytkownika. Podmioty Google, Meta oraz TikTok mogą również przetwarzać pozyskane dane jako samodzielni administratorzy, w oparciu o własne polityki prywatności.

Media społecznościowe

Administrator prowadzi oficjalne profile powiązane z Portalem w serwisach społecznościowych: Facebook, TikTok oraz Instagram. Operatorzy tych platform samodzielnie przetwarzają dane osób odwiedzających ich strony zgodnie z własnymi regulaminami. Administrator przetwarza dane generowane w ramach interakcji z profilami (np. nazwy użytkowników, treści komentarzy, wiadomości prywatne, polubienia) w celu prowadzenia komunikacji, moderacji treści i budowania społeczności. W odniesieniu do zbiorczych danych statystycznych udostępnianych przez platformy mogą występować relacje współadministrowania na warunkach określonych przez poszczególnych dostawców.

Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Do kategorii odbiorców należą:

• dostawcy infrastruktury technicznej i usług hostingowych (w tym podwykonawca homecloud);
• dostawcy oprogramowania, systemów CRM oraz usług IT;
• operatorzy bramek płatniczych i instytucje finansowe;
• firmy kurierskie, operatorzy pocztowi oraz sieci automatów paczkowych;
• dostawcy usług poczty elektronicznej i systemów do wysyłki Newslettera;
• biura rachunkowe, kancelarie prawne i doradcy zewnętrzni;
• dostawcy systemów analitycznych, reklamowych i marketingowych (m.in. Google, Meta, TikTok);
• podmioty świadczące usługi z zakresu cyberbezpieczeństwa i wsparcia technicznego;
• uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika bezpośrednio z przepisów prawa.

Miejsce przetwarzania danych i transfery międzynarodowe

Podstawowa infrastruktura serwerowa Portalu i Sklepu jest zlokalizowana na terenie Unii Europejskiej na serwerach dostawcy homecloud. Stosowanie globalnych usług analitycznych i marketingowych może jednak skutkować potencjalnym dostępem do danych lub ich transferem poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w zależności od konfiguracji i specyfiki danego narzędzia.

W przypadkach przekazywania danych do państw trzecich Administrator wdraża odpowiednie mechanizmy zabezpieczające dopuszczone przez RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne wiążące instrumenty prawne.

Płatności i dostawa

Dane niezbędne do sfinalizowania transakcji są przekazywane wybranemu operatorowi płatności. Dane adresowe i kontaktowe (imię, nazwisko, adres doręczenia, numer telefonu, adres e-mail) są przekazywane operatorom logistycznym w celu realizacji dostawy. Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych - ich przetwarzaniem zajmują się wyspecjalizowani, certyfikowani operatorzy płatności.

Opinie, komentarze i treści użytkowników

W przypadku korzystania z funkcji publikowania recenzji, komentarzy, zdjęć lub innych materiałów w Portalu lub Sklepie, Administrator przetwarza dane związane z ich zamieszczeniem (np. identyfikator użytkownika, treść wpisu, datę publikacji oraz parametry techniczne). Wprowadzane treści podlegają moderacji zgodnie z Regulaminem serwisu. Użytkownik zobowiązany jest do niepublikowania danych osobowych osób trzecich bez wymaganej podstawy prawnej.

Logi, bezpieczeństwo i ochrona przed nadużyciami

Serwery mogą w sposób automatyczny rejestrować dane telemetryczne, takie jak adres IP, data i dokładny czas połączenia, wywoływany zasób, informacje o przeglądarce i systemie oraz kody błędów. Informacje te służą zapewnieniu stabilności, diagnostyce problemów technicznych, wykrywaniu nieautoryzowanych prób dostępu oraz ewentualnemu dochodzeniu roszczeń lub obronie przed nimi.

Administrator stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne - m.in. szyfrowanie połączeń (protokół SSL/TLS), kontrolę uprawnień dostępu i monitoring infrastruktury - zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający skali zidentyfikowanego ryzyka.

Okres przechowywania danych

W sytuacjach, w których terminy nie wynikają bezpośrednio z ustaw, Administrator określa je z uwzględnieniem celów przetwarzania, potrzeb operacyjnych oraz terminów przedawnienia potencjalnych roszczeń.

Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"), w przypadkach przewidzianych prawem;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych do innego administratora;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w szczególności na potrzeby marketingu bezpośredniego i profilowania;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania);
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zakres realizacji poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania. Administrator realizuje wnioski zgodnie z terminami i zasadami określonymi w RODO.

Realizacja praw

Wnioski i zapytania dotyczące realizacji praw można zgłaszać drogą elektroniczną na adres: biuro@erkwadrat.pl lub listownie na adres siedziby Administratora. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych Administrator może poprosić o dodatkowe informacje umożliwiające weryfikację tożsamości wnioskodawcy. Odpowiedzi udzielane są bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie do miesiąca od momentu wpłynięcia zgłoszenia, z możliwością przedłużenia w skomplikowanych przypadkach przewidzianych przez RODO.

Dane dzieci

Administrator nie przetwarza świadomie danych osobowych dzieci w celach marketingowych opartych na profilowaniu. Rodzice lub opiekunowie prawni, którzy powezmą informację o przekazaniu danych dziecka w sposób nieuprawniony, proszeni są o niezwłoczny kontakt z Administratorem.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator może stosować mechanizmy automatycznej analizy danych do sporządzania zestawień statystycznych, segmentacji odbiorców, rekomendowania adekwatnych treści i produktów oraz personalizacji przekazu. Procesy te nie prowadzą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobnym stopniu istotne.

Linki do innych serwisów

W Portalu mogą znajdować się odnośniki prowadzące do witryn zewnętrznych i platform społecznościowych. Po opuszczeniu Portalu użytkownik podlega zasadom prywatności obowiązującym w danej witrynie. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za polityki ochrony danych stosowane przez podmioty trzecie.

Zmiany Polityki prywatności

Treść niniejszej Polityki może ulegać zmianom w przypadku nowelizacji przepisów prawa, modyfikacji funkcjonalności Portalu lub Sklepu, wdrożenia nowych technologii, a także zmian organizacyjnych po stronie dostawców. Zaktualizowana wersja dokumentu jest każdorazowo publikowana w Portalu. W razie wprowadzenia zmian o charakterze istotnym Administrator może zastosować dodatkowe formy zawiadomienia użytkowników.

Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, ma prawo złożyć skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka prywatności została sporządzona z uwzględnieniem przepisów RODO, ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej, w tym w szczególności przepisów art. 398-400 odnoszących się do komunikacji marketingowej oraz warunków przechowywania danych na urządzeniach końcowych.

Data wejścia w życie: [DO UZUPEŁNIENIA]